1. การจัดประชุมผู้ถือหุ้น

กําหนดให้มีการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเป็นประจําทุกปีภายใน 4 เดือน
นับแต่วันสิ้นรอบปีบัญชีของบริษัทฯ และหากมีความจําเป็นเร่งด่วนที่จะต้องพิจารณาวาระพิเศษที่อาจเป็นเรื่องที่กระทบ หรือเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น ซึ่งจําเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ถือหุ้น คณะกรรมการ บริษัทฯ สามารถเรียกประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้นได้เป็นกรณีไป

2. การส่งหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้า

เผยแพร่ข้อมูลหนังสือเชิญประชุม ระเบียบวาระการประชุมผู้ถือหุ้น พร้อมความเห็นของคณะกรรมการ หนังสือมอบฉันทะทุกแบบ ประกอบด้วยแบบ ก แบบ ข และ แบบ ค (สําหรับผู้ถือหุ้นต่างประเทศที่แต่งตั้งคัสโตเดียนในประเทศไทยเท่านั้น) ตามที่กระทรวงพาณิชย์กําหนด
รวมทั้งข้อมูลประกอบการพิจารณาระเบียบวาระผ่านทางเว็บไซต์ของบริษัทฯ ล่วงหน้าก่อนวันประชุมผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 30 วันก่อนที่จะจัดส่งเอกสารเชิญประชุมให้แก่ผู้ถือหุ้น

จัดทําหนังสือเชิญประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจําปี โดยระบุสถานที่ วัน เวลาประชุมให้ชัดเจน พร้อมทั้งรายละเอียดระเบียบวาระการประชุม
ข้อมูลสําคัญและจําเป็นประกอบการพิจารณาความเห็นคณะกรรมการ รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา รายงานประจําปี หนังสือมอบฉันทะ และระบุวิธีการมอบฉันทะให้ชัดเจน และเอกสารประกอบการประชุมอื่นๆ โดยจัดส่งให้ผู้ถือหุ้นล่วงหน้าอย่างน้อย 21 วัน ก่อนวันประชุมผู้ถือหุ้น เพื่อให้ผู้ถือหุ้นได้รับข้อมูลข่าวสารเพื่อการตัดสินใจในการลงมติอย่างเพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วน โปร่งใส พร้อมทั้งประกาศลงในหนังสือพิมพ์ทั้งฉบับภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นเวลา 3 วันติดต่อกันก่อนวันประชุมอย่างน้อย 3 วัน เพื่อเป็นการบอกกล่าวการเรียกประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเป็นการล่วงหน้าสําหรับให้ผู้ถือหุ้นเตรียมตัวมาร่วมประชุม

ในกรณีที่มีการเพิ่มวาระการประชุมจะมีการแจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบในกรณีจําเป็นรีบด่วน เพื่อรักษาสิทธิหรือประโยชน์ของบริษัทฯ และจะส่งหนังสือนัดประชุมไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันประชุม รวมทั้งจะเผยแพร่ข้อมูลประกอบวาระการประชุมผู้ถือหุ้นล่วงหน้าไว้ในเว็บไซต์ ก่อนจัดส่งเอกสาร

3. การอํานวยความสะดวกแก่ผู้ถือหุ้น

อํานวยความสะดวกให้ผู้ถือหุ้นในวันประชุมอย่างเท่าเทียมกัน โดยจัดเจ้าหน้าที่ต้อนรับและให้ข้อมูลในการตรวจเอกสารและลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมประชุมอย่างเพียงพอ โดยบริษัทฯ จะเปิดให้ผู้ถือหุ้นสามารถรับการลงทะเบียนก่อนเวลาประชุม 2 ชั่วโมง และได้นําระบบบาร์โค้ด (Bar Code) มาใช้ในการลงทะเบียนเพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการลงทะเบียน นอกจากนี้ได้จัดให้มีสถานที่จัดการประชุมที่มีขนาดเพียงพอรองรับจํานวนผู้ถือหุ้นที่อยู่ในกรุงเทพมหานครหรือจังหวัดใกล้เคียง และมีแผนรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน ณ วันประชุมเพื่อเพิ่มความเชื่อมั่น และรักษาความปลอดภัยให้กับผู้ถือหุ้นทุกราย

4 การปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้น

• - เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นเสนอระเบียบวาระการประชุมและเสนอชื่อผู้ทรงคุณวุฒิ เพื่อเข้ารับการพิจารณาเลือกตั้งเป็นกรรมการของบริษัทฯ โดยชี้แจงรายละเอียดและวิธีการผ่านทางเว็บไซต์บริษัทฯ 3 เดือนก่อนวันสิ้นสุดรอบบัญชี รวมถึงส่งหนังสือถึงตลาดหลักทรัพย์ฯ ทั้งนี้ บริษัทฯ ได้กําหนดให้ผู้ถือหุ้นที่จะเสนอระเบียบวาระการประชุมต้องเป็นผู้ถือหุ้นคนหนึ่งหรือหลายคน ซึ่งถือหุ้นและมีสิทธิออกเสียงนับรวมกันไม่น้อยกว่าร้อยละ 1 ของจํานวนสิทธิออกเสียงทั้งหมดของบริษัทฯ
  
  - เผยแพร่ข้อมูลหนังสือเชิญประชุม ระเบียบวาระการประชุม พร้อมความเห็นของคณะกรรมการ หนังสือมอบฉันทะทุกแบบ ประกอบด้วย แบบ ก แบบ ข และแบบ ค (สําหรับผู้ถือหุ้นต่างประเทศที่แต่งตั้งคัสโตเดียนในประเทศไทยเท่านั้น) ตามที่กระทรวงพาณิชย์กําหนดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ พร้อมระบุเงื่อนไขและวิธีการลงทะเบียน เอกสาร/หลักฐานที่ใช้ในการมอบฉันทะไว้อย่างชัดเจนรวมทั้งข้อมูลประกอบการพิจารณาระเบียบวาระผ่านทางเว็บไซต์ล่วงหน้าก่อนการประชุม 30 วันก่อนที่จะจัดส่งเอกสารดังกล่าวให้ผู้ถือหุ้น
  
  - จัดส่งหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจําปี โดยระบุวัน เวลา และสถานที่จัดประชุมชัดเจนพร้อมทั้งรายละเอียดระเบียบวาระการประชุม วัตถุประสงค์และเหตุผลความเห็นของคณะกรรมการ รายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมา รายงานประจําปี หนังสือมอบฉันทะ พร้อมระบุวิธีการมอบฉันทะอย่างชัดเจน และเอกสารประกอบการประชุมอื่นๆ โดยบริษัทฯ ได้ทําการจัดส่งให้ผู้ถือหุ้นล่วงหน้า 21 วันเพื่อให้ผู้ถือหุ้นได้รับข้อมูลข่าวสารซึ่งนํามาใช้ตัดสินใจในการลงมติที่เพียงพอ ถูกต้อง ครบถ้วน โปร่งใส และมีโอกาสศึกษาวาระการประชุมล่วงหน้า พร้อมทั้งประกาศลงหนังสือพิมพ์ทั้งฉบับภาษาไทยและภาษาอังกฤษติดต่อกัน 3 วันก่อนวันประชุมอย่างน้อย 3 วัน เพื่อเป็นการบอกกล่าวการเรียกประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเป็นการล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ถือหุ้นเตรียมตัวมาร่วมประชุม
  
  ในกรณีที่มีการเพิ่มวาระการประชุมจะมีการแจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบ โดยจะปฏิบัติในกรณีจําเป็นเร่งด่วน เพื่อรักษาสิทธิหรือประโยชน์ของ บริษัทฯ เท่านั้น และจะส่งหนังสือนัดประชุมไม่น้อยกว่า 7 วัน ก่อนวันประชุม รวมทั้งเผยแพร่ข้อมูลประกอบวาระการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นล่วงหน้าไว้ในเว็บไซต์ก่อนจัดส่งเอกสาร
  
  4.2 การปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้นในวันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
  - อํานวยความสะดวกให้ผู้ถือหุ้นในวันประชุมอย่างเท่าเทียมกันทั้งผู้ถือหุ้นรายใหญ่และผู้ถือหุ้นรายย่อยโดยเฉพาะนักลงทุน สถาบัน และมีการจัดเจ้าหน้าที่ต้อนรับและให้ข้อมูลในการตรวจเอกสาร และลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมประชุมอย่างเพียงพอ โดยบริษัทฯ จะเปิดให้ผู้ถือหุ้นสามารถลงทะเบียนก่อนเวลาประชุม 2 ชั่วโมง และแม้จะพ้นเวลาลงทะเบียนแล้วก็ยังเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นที่ประสงค์จะเข้าร่วมประชุมสามารถลงทะเบียนเข้าร่วมประชุมได้โดยไม่เสียสิทธิ
  
  - จัดให้มีสถานที่จัดการประชุมที่สะดวกต่อการเดินทางมาเข้าร่วมประชุม และมีขนาดเพียงพอรองรับจํานวนผู้ถือหุ้น ซึ่งอยู่ในกรุงเทพ
  มหานครหรือจังหวัดใกล้เคียง และมีแผนรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน ณ วันประชุม เพื่อเพิ่มความมั่นใจและรักษาความปลอดภัยให้กับผู้ถือหุ้นทุกราย
  
  - นําระบบบาร์โค้ดมาใช้ในการลงทะเบียนและนับคะแนนเพื่อความถูกต้อง สะดวก และรวดเร็ว
  
  - บริษัทฯ ไม่กระทําการใดๆ ที่มีลักษณะเป็นการจํากัดสิทธิในการเข้าร่วมประชุมของผู้ถือหุ้น ผู้ถือหุ้นทุกคนย่อมมีสิทธิเข้าร่วมประชุมสามัญผู้ถือหุ้นตลอดระยะเวลาการประชุม
  
  - ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้งประธานที่ประชุมจะเป็นผู้ชี้แจงหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมทั้งหมด อาทิ การเปิดประชุม และการออกเสียงลงคะแนน รวมทั้งวิธีการนับคะแนนเสียงของผู้ถือหุ้นที่จะต้องลงมติในแต่ละวาระตามข้อบังคับของบริษัทฯ
  
  - บริษัทฯ จะระบุการมีส่วนได้ส่วนเสียของกรรมการไว้ในหนังสือเชิญประชุมฯ และในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หากกรรมการท่านใดมีส่วนได้ส่วนเสียหรือมีส่วนเกี่ยวข้องในการพิจารณาวาระใด ประธานที่ประชุมจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบก่อนการพิจารณาวาระ โดยกรรมการท่านที่มีส่วนได้เสียนั้นจะไม่เข้าร่วมประชุมในวาระนั้นๆ
  
  - บริษัทฯ ได้เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นอาสาทําหน้าที่เป็นสักขีพยานในการนับคะแนนเสียง รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นสอบถามเกี่ยวกับกระบวนการและวิธีการลงคะแนนเสียง
  
  - สนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใช้สิทธิในการดูแลรักษาผลประโยชน์ของตน โดยการซักถามแสดงความคิดเห็น ให้ข้อเสนอแนะ และออกเสียงร่วมกันตัดสินใจในเรื่องที่สําคัญต่างๆ ที่อาจมีผลกระทบต่อบริษัทฯ ในที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น เช่น การแต่งตั้งหรือถอดถอนกรรมการ การเสนอชื่อบุคคลเพื่อเป็นกรรมการอิสระ การอนุมัติผู้สอบบัญชี การจัดสรรเงินปันผล การลดทุนหรือเพิ่มทุน การกําหนด หรือการแก้ไขข้อบังคับบริคณห์สนธิ และการอนุมัติรายการพิเศษ เป็นต้น
  
  - จัดให้มีแบบประเมินคุณภาพการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการพัฒนาการจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้น โปร่งใส และเป็นประโยชน์ต่อผู้ถือหุ้น
  
  4.3 การปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้นหลังวันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
  - บริษัทฯ ได้เปิดเผยมติที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นพร้อมผลการลงคะแนนเสียงในวันทําการถัดไปจากวันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น โดยแจ้งเป็นจดหมายข่าวไปยังตลาดหลักทรัพย์ฯ ผ่านระบบ Electronic Listed Company Information Disclosure (ELCID) ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.) และเปิดเผยไว้ในเว็บไซต์ของบริษัทฯ
  
  - บริษัทฯ ได้จัดทํารายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นแจ้งต่อตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.) ภายใน 14 วันหลังวันประชุมตามข้อกําหนดของ ตลท. และเผยแพร่บันทึกรายละเอียดการประชุมฯ อย่างครบถ้วนเหมาะสม ประกอบด้วยบันทึกรายงานการประชุมฯ การออกเสียงและข้อซักถามของผู้ถือหุ้นในแต่ละวาระอย่างละเอียด พร้อมทั้งเผยแพร่วีดิทัศน์การประชุมฯ ให้ผู้ถือหุ้นรับทราบบนเว็บไซต์บริษัทฯ (www.thaioilgroup.com)
  
  - นําข้อเสนอแนะและความคิดเห็นที่ได้รับจากผู้ถือหุ้นในการประเมินคุณภาพการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นมาพิจารณา และหาแนวทางการปรับปรุงเพื่อพัฒนาการจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้บริษัทฯ ได้รับคะแนน 98 คะแนน จากคะแนนเต็ม 100 คะแนน จากการประเมินคุณภาพการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นในโครงการประเมินคุณภาพการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น (AGM Checklist) ประจําปี 2556 ซึ่งจัดโดยสมาคมส่งเสริมผู้ลงทุนไทย

5. แนวทางการปฏิบัติเกี่ยวกับการรายงานความขัดแย้งของผลประโยชน์

บริษัทฯ ได้ระบุการมีส่วนได้เสียของกรรมการไว้ในหนังสือเชิญประชุมฯ และในการประชุมผู้ถือหุ้น หากกรรมการท่านใดมีส่วนได้ส่วนเสียหรือมีส่วนเกี่ยวข้องในการพิจารณาวาระใด ประธานที่ประชุมจะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบก่อนการพิจารณาวาระโดยกรรมการท่านที่มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นจะไม่ร่วมประชุม และงดออกเสียงในวาระนั้นๆ