มาตรการการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส
กลุ่มไทยออยล์ได้จัดให้มีมาตรการการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส และมีการกำหนดกระบวนการบริหารจัดการเรื่องร้องเรียน ครอบคลุมตั้งแต่การรับเรื่องร้องเรียน การพิจารณาลงทะเบียนรับเรื่องร้องเรียน การพิจารณาการดำเนินการที่เหมาะสมกับเรื่องร้องเรียน การตรวจสอบข้อเท็จจริงและการพิจารณาโทษ และการรายงาน รวมถึงการคุ้มครองผู้ร้องเรียนและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเรื่องร้องเรียน หรือข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้เสียที่ได้รับผลกระทบ หรือมีความเสี่ยงที่จะได้รับผลกระทบจากการดำเนินธุรกิจของกลุ่มไทยออยล์ หรือจากการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของกลุ่มไทยออยล์ เกี่ยวกับการกระทำผิดกฎหมายหรือจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ รวมถึงพฤติกรรมที่อาจส่อถึงการทุจริต
ขอบเขตของการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส
กลุ่มไทยออยล์พิจารณารับเรื่องร้องเรียนตามขอบเขตของการร้องเรียนและ/หรือการแจ้ง เบาะแส ดังต่อไปนี้
การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ หรือหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ของกลุ่มไทยออยล์
การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตาม
หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ของกลุ่มไทยออยล์
การกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต
หมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมาย สำหรับตนเองหรือผู้อื่น รวมถึงการกระทําต่างๆ เช่น การยักยอก การฉ้อโกง การตกแต่งบัญชี การคอร์รัปชัน
เว้นแต่
1. เรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับกลุ่มไทยออยล์ หรือบริษัทที่กลุ่มไทยออยล์ถือหุ้นทั้งทางตรงและทางอ้อม
2. เรื่องที่ไม่ระบุพยานหลักฐาน หรือข้อเท็จจริง หรือพฤติการณ์ ที่มีความชัดเจนเพียงพอที่จะสามารถดำเนินการสืบสวนหาข้อเท็จจริงต่อไปได้
3. เรื่องที่กลุ่มไทยออยล์รับพิจารณาแล้ว และ/หรืออยู่ในระหว่างดำเนินการ
4. เรื่องที่กลุ่มไทยออยล์ได้วินิจฉัยเสร็จเด็ดขาดแล้ว และไม่มีพยานหลักฐานใหม่ซึ่งเป็นสาระสำคัญเพิ่มเติม
บุคลากร เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือบุคคลภายนอกที่พบเห็นหรือทราบเบาะแส รวมถึงบุคคลที่ได้รับผลกระทบจากการดำเนินธุรกิจของกลุ่มไทยออยล์ หรือจากการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของกลุ่มไทยออยล์ที่ฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ หรือหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ของกลุ่มไทยออยล์ รวมถึงการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต สามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนหรือเบาะแสตามช่องทางที่ระบุในช่องทางในการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแสได้
กระบวนการบริหารจัดการเรื่องร้องเรียนฯ
-
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติด้านบุคคลให้นำส่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ นโยบายและหลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ และระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯให้นำส่งเลขานุการบริษัท
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต ซึ่งหมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น เช่น การยักยอกทรัพย์ การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง เป็นต้น ให้นำส่งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) หรือผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในองค์กร
- ในกรณีที่เรื่องร้องเรียนตาม (1) (2) และ (3) เป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้นำส่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการ ตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) สำหรับดำเนินการตรวจสอบเรื่องดังกล่าว
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบาย
และระเบียบวิธีปฏิบัติด้านบุคคลให้นำส่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืน
หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ นโยบายและหลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ และระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ ให้นำส่งเลขานุการบริษัทฯ
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต
ซึ่งหมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น เช่น การยักยอกทรัพย์ การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง เป็นต้น ให้นำส่งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) หรือผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในองค์กร
ในกรณีที่เรื่องร้องเรียนตาม (1) (2) และ (3)
เป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้นำส่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) สำหรับดำเนินการตรวจสอบเรื่องดังกล่าว
ในกรณีที่การรายงานข้อมูลได้รับการพิสูจน์แล้วว่า การรายงานข้อมูลนั้นเป็นเท็จ อันเนื่องมาจากเจตนาบิดเบือนข้อเท็จจริง หรือเป็นการกล่าวร้ายต่อผู้อื่น ให้ถือว่าผู้ร้องเรียนที่รายงานข้อมูลนั้นมีความผิด หากผู้ร้องเรียนเป็นพนักงานให้พิจารณาดำเนินการและกำหนดบทลงโทษตามระเบียบข้อบังคับของกลุ่มไทยออยล์ และ/หรือ บทบัญญัติของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และหากผู้ร้องเรียนเป็นบุคคลภายนอก และกลุ่มไทยออยล์ได้รับความเสียหาย อาจพิจารณาดำเนินคดีกับผู้ร้องเรียน
การให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียน
และบุคคลที่เกี่ยวข้อง
ผู้ร้องเรียนจะได้รับการคุ้มครองที่เหมาะสมและเป็นธรรมจากกลุ่มไทยออยล์ เช่น ไม่มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน พักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือการกระทำอื่นใดที่ไม่เป็นธรรมแก่ผู้ร้องเรียนดังกล่าว สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียน กลุ่มไทยออยล์จะเก็บรักษาเป็นความลับ ไม่เปิดเผยต่อผู้ไม่เกี่ยวข้อง เว้นแต่ที่จำเป็นต้องเปิดเผยตามข้อกำหนดของกฎหมาย
บุคคลที่เกี่ยวข้องที่ได้รับทราบเรื่องหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน จะต้องรักษาข้อมูลให้เป็นความลับ และไม่เปิดเผยต่อบุคคลอื่น เว้นแต่ที่จำเป็นต้องเปิดเผยตามข้อกำหนดของกฎหมาย หากมีการจงใจฝ่าฝืนนำข้อมูลออกไปเปิดเผย กลุ่มไทยออยล์ จะดำเนินการลงโทษตามระเบียบข้อบังคับของกลุ่มไทยออยล์ และ/หรือ ดำเนินการทางกฎหมาย แล้วแต่กรณี
ในการรับเรื่องร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส หากผู้ร้องเรียนเปิดเผยตัวตนและให้ข้อมูลส่วนบุคคล ผู้รับเรื่องร้องเรียนจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ดังนี้
- แจ้งประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) ให้แก่ผู้ร้องเรียนรับทราบ โดยอาจแจ้งฯ ด้วยวาจา หรือแจ้งฯ เป็นลายลักษณ์อักษรตามช่องทางที่ได้รับข้อมูลจากผู้ร้องเรียน
- เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย (รวมเรียกว่า “ประมวลผล”) ข้อมูลส่วนบุคคลตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่ระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวเท่านั้น เว้นแต่การประมวลผลนั้นเข้าข้อยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด
- ลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลนั้นหมดความจำเป็น หรือเมื่อครบกำหนดระยะเวลาตามที่กำหนดในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียนตามที่กลุ่มไทยออยล์กำหนด
- รักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามที่บริษัทและกฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เป็นต้น
แจ้งประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice)
ให้แก่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนรับทราบ โดยอาจแจ้งฯ ด้วยวาจา หรือแจ้งฯ เป็นลายลักษณ์อักษรตามช่องทางที่ได้รับข้อมูลจากผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนหรือแจ้งเบาะแส
เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย (รวมเรียกว่า“ประมวลผล”)
ข้อมูลส่วนบุคคลตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่ระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวเท่านั้น เว้นแต่การประมวลผลนั้นเข้าข้อยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด
ลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล
หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลนั้นหมดความจำเป็น หรือเมื่อครบกำหนดระยะเวลาตามที่กำหนดในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียนและการแจ้งเบาะแสตามที่ผู้รับแจ้งเรื่องร้องเรียนกำหนด
รักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล
ตามมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามที่บริษัทและกฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เป็นต้น
ช่องทางในการร้องเรียน
และ/หรือการแจ้งเบาะแส
ผู้ร้องเรียนสามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนหรือเบาะแส ระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเอกสารลับ โดยส่งถึงประธานกรรมการ หรือประธานคณะกรรมการกำกับดูแลกิจการที่ดีและการพัฒนาอย่างยั่งยืน หรือประธานคณะกรรมการตรวจสอบ หรือประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ หรือเลขานุการบริษัท ผ่านช่องทาง ดังต่อไปนี้
- จดหมายส่งที่
บริษัท ไทยออยล์ จำกัด (มหาชน) เลขที่ 555/1 ศูนย์เอนเนอร์ยี่คอมเพล็กซ์ อาคาร เอ ชั้น 11 ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจตุจักร เขตจตุจักร กรุงเทพ 10900 - อีเมล whistleblower@thaioilgroup.com
- ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และ E-mail ของผู้ร้องเรียน (กรณีผู้ร้องเรียนเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน)
- ชื่อ-นามสกุล ของผู้ถูกร้องเรียน
- ข้อเท็จจริงหรือพฤติการณ์ของผู้ถูกร้องเรียนที่ต้องการร้องเรียน
- เอกสารหลักฐานประกอบเรื่องร้องเรียน (ถ้ามี)

จดหมายส่งที่
อีเมล์
cgcoordinate@thaioilgroup.com
ท่านสามารถศึกษาประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) ได้ที่นี่