มาตรการการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส
กลุ่มไทยออยล์ได้จัดให้มีมาตรการการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส และมีการกำหนดกระบวนการบริหารจัดการเรื่องร้องเรียน ครอบคลุมตั้งแต่การรับเรื่องร้องเรียน การพิจารณาลงทะเบียนรับเรื่องร้องเรียน การพิจารณาการดำเนินการที่เหมาะสมกับเรื่องร้องเรียน การตรวจสอบข้อเท็จจริงและการพิจารณาโทษ และการรายงาน รวมถึงการคุ้มครองผู้ร้องเรียนและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเรื่องร้องเรียน หรือข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้เสียที่ได้รับผลกระทบ หรือมีความเสี่ยงที่จะได้รับผลกระทบจากการดำเนินธุรกิจของกลุ่มไทยออยล์ หรือจากการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของกลุ่มไทยออยล์ เกี่ยวกับการกระทำผิดกฎหมายหรือจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ รวมถึงพฤติกรรมที่อาจส่อถึงการทุจริต
ขอบเขตของการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส
กลุ่มไทยออยล์พิจารณารับเรื่องร้องเรียนตามขอบเขตของการร้องเรียนและ/หรือการแจ้ง เบาะแส ดังต่อไปนี้
การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ หรือหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ของกลุ่มไทยออยล์
การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตาม
หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ของกลุ่มไทยออยล์
การกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต
หมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมาย สำหรับตนเองหรือผู้อื่น รวมถึงการกระทําต่างๆ เช่น การยักยอก การฉ้อโกง การตกแต่งบัญชี การคอร์รัปชัน
เว้นแต่
1. เรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับกลุ่มไทยออยล์ หรือบริษัทที่กลุ่มไทยออยล์ถือหุ้นทั้งทางตรงและทางอ้อม
2. เรื่องที่ไม่ระบุพยานหลักฐาน หรือข้อเท็จจริง หรือพฤติการณ์ ที่มีความชัดเจนเพียงพอที่จะสามารถดำเนินการสืบสวนหาข้อเท็จจริงต่อไปได้
3. เรื่องที่กลุ่มไทยออยล์รับพิจารณาแล้ว และ/หรืออยู่ในระหว่างดำเนินการ
4. เรื่องที่กลุ่มไทยออยล์ได้วินิจฉัยเสร็จเด็ดขาดแล้ว และไม่มีพยานหลักฐานใหม่ซึ่งเป็นสาระสำคัญเพิ่มเติม
บุคลากร เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือบุคคลภายนอกที่พบเห็นหรือทราบเบาะแส รวมถึงบุคคลที่ได้รับผลกระทบจากการดำเนินธุรกิจของกลุ่มไทยออยล์ หรือจากการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของกลุ่มไทยออยล์ที่ฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ หรือหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี จรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจ นโยบายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ของกลุ่มไทยออยล์ รวมถึงการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต สามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนหรือเบาะแสตามช่องทางที่ระบุในช่องทางในการร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแสได้
กระบวนการบริหารจัดการเรื่องร้องเรียนฯ
เมื่อพบเห็นเหตุการณ์ที่มีการฝ่าฝืน หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ หลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ นโยบาย หรือระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ รวมถึงการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริตของกรรมการ ผู้บริหาร และพนักงานของบริษัทฯ ผู้ร้องเรียนสามารถแจ้งเรื่องผ่านช่องทางในการร้องเรียนและการแจ้งเบาะแส ส่วนในกรณีพนักงาน หากพบเห็นเหตุการณ์ดังกล่าว ควรสอบถามหรือปรึกษาผู้บังคับบัญชาก่อนเป็นลำดับแรก และหากไม่แน่ใจ หรือไม่สะดวกใจที่จะทำเช่นนั้น ให้แจ้งเรื่องผ่านช่องทางในการร้องเรียนและการแจ้งเบาะแส เมื่อผู้รับเรื่องร้องเรียนได้รับเรื่องร้องเรียนแล้ว ให้พิจารณาว่าข้อมูลหรือหลักฐานมีความชัดเจนเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ให้แจ้งกลับไปยังผู้ร้องเรียนทราบ หากผู้ร้องเรียนเปิดเผยตัวตน แต่ถ้ามีความชัดเจนเพียงพอ และแจ้งการรับเรื่องร้องเรียนดังกล่าวไปยังผู้จัดการแผนกจรรยาบรรณและบรรษัทภิบาล เพื่อลงทะเบียนเรื่องร้องเรียน
จากนั้น ผู้รับเรื่องร้องเรียนสามารถพิจารณาดำเนินการตามความเหมาะสม หรือส่งเรื่องให้บุคคลที่เกี่ยวข้อง (ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน) โดยพิจารณาถึงความเป็นอิสระในการดำเนินการตามเนื้อหาหรือประเด็นที่ได้รับการร้องเรียน เพื่อดำเนินการตรวจสอบหาข้อเท็จจริงพร้อมทั้งติดตามความคืบหน้า เพื่อให้มั่นใจว่ามีการดำเนินการที่เหมาะสมกับข้อร้องเรียนที่ได้รับ โดยมีแนวปฏิบัติ ดังนี้
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติด้านบุคคลให้นำส่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ นโยบายและหลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ และระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯให้นำส่งเลขานุการบริษัท
- หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต ซึ่งหมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น เช่น การยักยอกทรัพย์ การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง เป็นต้น ให้นำส่งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) หรือผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในองค์กร
- ในกรณีที่เรื่องร้องเรียนตาม (1) (2) และ (3) เป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้นำส่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการ
ตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) สำหรับดำเนินการตรวจสอบเรื่องดังกล่าว
จากนั้นให้ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียนแจ้งการรับเรื่องร้องเรียนดังกล่าวไปยังผู้จัดการแผนกจรรยาบรรณและบรรษัทภิบาล เพื่อลงทะเบียนเรื่องร้องเรียน บันทึกข้อมูล สำหรับติดตามความคืบหน้าการดำเนินการข้อร้องเรียนนั้นๆ
ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ตาม (1) (2) (3) (4) มีหน้าที่ตรวจสอบหาข้อเท็จจริง ในกรณีที่พบว่ามีการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย และกฎระเบียบของบริษัทฯ หรือกระทำการทุจริตจะต้องได้รับการพิจารณาโทษทางวินัยตามระเบียบบริษัทฯ ที่กำหนดไว้ และ/หรือ อาจจะได้รับโทษตามกฎหมาย หากการกระทำนั้นผิดกฎหมาย
เมื่อการตรวจสอบเรื่องร้องเรียนได้ข้อยุติแล้ว ผู้ตรวจสอบเรื่องร้องเรียน ตาม (1) (2) (3) (4) มีหน้าที่รายงานผลสรุปการตรวจสอบ ให้แก่ผู้รับเรื่องร้องเรียนทราบ เพื่อแจ้งต่อผู้ร้องเรียนต่อไป (ในกรณีที่ผู้ร้องเรียนเปิดเผยตัวตน)
ทั้งนี้ กระบวนการตั้งแต่รับเรื่องร้องเรียนจนกระทั่งแจ้งกลับไปยังผู้ร้องเรียน ควรดำเนินการตามกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสม
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบาย
และระเบียบวิธีปฏิบัติด้านบุคคลให้นำส่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืน
หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ นโยบายและหลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ และระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ ให้นำส่งเลขานุการบริษัทฯ
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต
ซึ่งหมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น เช่น การยักยอกทรัพย์ การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง เป็นต้น ให้นำส่งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) หรือผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในองค์กร
ในกรณีที่เรื่องร้องเรียนตาม (1) (2) และ (3)
เป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้นำส่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) สำหรับดำเนินการตรวจสอบเรื่องดังกล่าว
ในกรณีที่การรายงานข้อมูลได้รับการพิสูจน์แล้วว่า การรายงานข้อมูลนั้นเป็นเท็จ อันเนื่องมาจากเจตนาบิดเบือนข้อเท็จจริง หรือเป็นการกล่าวร้ายต่อผู้อื่น ให้ถือว่าผู้ร้องเรียนที่รายงานข้อมูลนั้นมีความผิด หากผู้ร้องเรียนเป็นพนักงานให้พิจารณาดำเนินการและกำหนดบทลงโทษตามระเบียบข้อบังคับของกลุ่มไทยออยล์ และ/หรือ บทบัญญัติของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และหากผู้ร้องเรียนเป็นบุคคลภายนอก และกลุ่มไทยออยล์ได้รับความเสียหาย อาจพิจารณาดำเนินคดีกับผู้ร้องเรียน
การให้ความคุ้มครองผู้ร้องเรียน
และบุคคลที่เกี่ยวข้อง
ผู้ร้องเรียนจะได้รับการคุ้มครองที่เหมาะสมและเป็นธรรมจากกลุ่มไทยออยล์ เช่น ไม่มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน ลักษณะงาน สถานที่ทำงาน พักงาน ข่มขู่ รบกวนการปฏิบัติงาน เลิกจ้าง หรือการกระทำอื่นใดที่ไม่เป็นธรรมแก่ผู้ร้องเรียนดังกล่าว สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องร้องเรียน กลุ่มไทยออยล์จะเก็บรักษาเป็นความลับ ไม่เปิดเผยต่อผู้ไม่เกี่ยวข้อง เว้นแต่ที่จำเป็นต้องเปิดเผยตามข้อกำหนดของกฎหมาย นอกจากนี้ กลุ่มไทยออยล์มุ่งมั่นในการปฏิบัติตามนโยบายไม่ยอมรับการตอบโต้ทุกรูปแบบ โดยจะไม่กระทำการใด ๆ ในการเลือกปฏิบัติ หรือการลงโทษผู้ร้องเรียน ผู้แจ้งเบาะแส หรือบุคคลที่มีส่วนร่วมในการสอบสวนไม่ว่าในกรณีใด ๆ ทั้งสิ้น
บุคคลที่เกี่ยวข้องที่ได้รับทราบเรื่องหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องร้องเรียน จะต้องรักษาข้อมูลให้เป็นความลับ และไม่เปิดเผยต่อบุคคลอื่น เว้นแต่ที่จำเป็นต้องเปิดเผยตามข้อกำหนดของกฎหมาย หากมีการจงใจฝ่าฝืนนำข้อมูลออกไปเปิดเผย กลุ่มไทยออยล์ จะดำเนินการลงโทษตามระเบียบข้อบังคับของกลุ่มไทยออยล์ และ/หรือ ดำเนินการทางกฎหมาย แล้วแต่กรณี
ในการรับเรื่องร้องเรียนและ/หรือการแจ้งเบาะแส หากผู้ร้องเรียนเปิดเผยตัวตนและให้ข้อมูลส่วนบุคคล ผู้รับเรื่องร้องเรียนจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ดังนี้
- แจ้งประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) ให้แก่ผู้ร้องเรียนรับทราบ โดยอาจแจ้งฯ ด้วยวาจา หรือแจ้งฯ เป็นลายลักษณ์อักษรตามช่องทางที่ได้รับข้อมูลจากผู้ร้องเรียน
- เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย (รวมเรียกว่า “ประมวลผล”) ข้อมูลส่วนบุคคลตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่ระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวเท่านั้น เว้นแต่การประมวลผลนั้นเข้าข้อยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด
- ลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลนั้นหมดความจำเป็น หรือเมื่อครบกำหนดระยะเวลาตามที่กำหนดในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียนตามที่กลุ่มไทยออยล์กำหนด
- รักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามที่บริษัทและกฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เป็นต้น
แจ้งประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice)
ให้แก่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนรับทราบ โดยอาจแจ้งฯ ด้วยวาจา หรือแจ้งฯ เป็นลายลักษณ์อักษรตามช่องทางที่ได้รับข้อมูลจากผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนหรือแจ้งเบาะแส
เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย (รวมเรียกว่า“ประมวลผล”)
ข้อมูลส่วนบุคคลตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่ระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวเท่านั้น เว้นแต่การประมวลผลนั้นเข้าข้อยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด
ลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล
หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลนั้นหมดความจำเป็น หรือเมื่อครบกำหนดระยะเวลาตามที่กำหนดในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียนและการแจ้งเบาะแสตามที่ผู้รับแจ้งเรื่องร้องเรียนกำหนด
รักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล
ตามมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามที่บริษัทและกฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เป็นต้น
ช่องทางในการร้องเรียน
และ/หรือการแจ้งเบาะแส
ผู้ร้องเรียนสามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนหรือเบาะแส ระบุให้ชัดเจนว่าเป็นเอกสารลับ โดยส่งถึงประธานกรรมการ หรือประธานคณะกรรมการกำกับดูแลกิจการที่ดีและการพัฒนาอย่างยั่งยืน หรือประธานคณะกรรมการตรวจสอบ หรือประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ หรือเลขานุการบริษัท ผ่านช่องทาง ดังต่อไปนี้
- จดหมายส่งที่
บริษัท ไทยออยล์ จำกัด (มหาชน) เลขที่ 555/1 ศูนย์เอนเนอร์ยี่คอมเพล็กซ์ อาคาร เอ ชั้น 11 ถนนวิภาวดีรังสิต แขวงจตุจักร เขตจตุจักร กรุงเทพ 10900 - อีเมล [email protected]
นอกจากนี้ ผู้ร้องเรียนยังสามารถแจ้งเรื่องร้องเรียนผ่าน ระบบแจ้งเรื่องร้องเรียนของบริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ซึ่งเป็นระบบที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลอย่างอิสระโดยบริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ผู้ถือหุ้นใหญ่ โดยระบบการรับเรื่องร้องเรียนที่มีการบริหารจัดการอย่างเป็นอิสระ มีการความเป็นกลางและรักษาความลับไว้ตามแนวปฏิบัติที่ดี
ทั้งนี้ เรื่องร้องเรียนต้องใช้ถ้อยคำสุภาพ โดยผู้ร้องเรียนสามารถเลือกที่จะไม่เปิดเผยตัวตนของผู้ร้องเรียนได้ อย่างไรก็ดี หากผู้ร้องเรียนไม่เปิดเผยตัวตน เรื่องร้องเรียนควรระบุรายละเอียดข้อเท็จจริงหรือหลักฐานที่ปรากฏชัดเจนเพียงพอที่แสดงให้เห็นถึงการกระทำผิดและทุจริต เพื่อให้สามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงต่อไปได้ อย่างไรก็ตามการเปิดเผยตัวตนของผู้ร้องเรียนจะช่วยให้เรื่องร้องเรียนมีความน่าเชื่อถือ และสามารถติดต่อสื่อสารและแจ้งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบข้อเท็จจริง รวมถึงสามารถแจ้งผลการตรวจสอบข้อเท็จจริงให้ผู้ร้องเรียนทราบได้ ทั้งนี้ กลุ่มไทยออยล์จะเก็บข้อมูลของผู้ร้องเรียนไว้เป็นความลับ ซึ่งเรื่องร้องเรียนควรมีรายละเอียดอย่างน้อย ดังต่อไปนี้
- ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และ E-mail ของผู้ร้องเรียน (กรณีผู้ร้องเรียนเลือกที่จะเปิดเผยตัวตน)
- ชื่อ-นามสกุล ของผู้ถูกร้องเรียน
- ข้อเท็จจริงหรือพฤติการณ์ของผู้ถูกร้องเรียนที่ต้องการร้องเรียน
- เอกสารหลักฐานประกอบเรื่องร้องเรียน (ถ้ามี)
จดหมายส่งที่
อีเมล์
ท่านสามารถศึกษาประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) ได้ที่นี่
