แนวปฎิบัติที่เกี่ยวกับ
คณะกรรมการบริษัทฯ
โครงสร้างคณะกรรมการ
องค์ประกอบและคุณลักษณะของกรรมการ
หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกกรรมการบริษัทฯ
ทั้งนี้ กรรมการที่ได้รับมอบหมายให้มีหน้าที่และความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นเป็นพิเศษจะได้รับค่าตอบแทนเพิ่ม และผู้ที่เป็นประธานอาจได้รับค่าตอบแทนเพิ่มจากที่กรรมการได้รับโดยทุกปีคณะกรรมการสรรหาและพิจารณาค่าตอบแทนจะเป็นผู้กำหนดค่าตอบแทนดังกล่าว โดยนำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทฯ เพื่อขอความเห็นชอบ ก่อนนำเสนอที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาอนุมัติต่อไป
ไทยออยล์กำหนดให้มีการประเมินคณะกรรมการบริษัทฯเป็นประจำทุกปี แบ่งออกเป็น 4 แบบ ได้แก่
ประเมินผลการปฏิบัติงานของคณะกรรมการบริษัทฯ ทั้งคณะ
ประเมินผลการปฏิบัติงานของกรรมการบริษัทฯ รายบุคคล
ประเมินตนเอง
ประเมินผลการปฏิบัติงานของกรรมการบริษัทฯ รายบุคคล
ประเมินกรรมการท่านอื่น
ประเมินผลการปฏิบัติงานของคณะกรรมการเฉพาะเรื่อง
กรรมการเฉพาะเรื่องประเมินการทำงานของคณะกรรมการเฉพาะเรื่องที่ตนเองดำรงตำแหน่งเท่านั้น
สำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานทุกแบบ แบ่งหัวข้อออกเป็น 4 หัวข้อ ได้แก่
- บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ
- โครงสร้างและคุณสมบัติของคณะกรรมการ
- การจัดเตรียมการประชุม
- การอบรมและพัฒนาตนเอง
การพัฒนาเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพ
การทำงานของคณะกรรมการบริษัทฯ
ไทยออยล์มีนโยบายส่งเสริมให้กรรมการทุกท่าน ได้ศึกษาและอบรมเพิ่มเติม เพื่อเพิ่มพูนความรู้ สนับสนุนและ ส่งเสริมการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการอย่างต่อเนื่อง และยังจัดให้ มีการเยี่ยมชมการดำเนินงานและติดตามความคืบหน้าโครงการสำคัญต่าง ๆ ที่โรงกลั่นเป็นประจำทุกปี
โดยรายละเอียดหลักสูตรสำหรับกรรมการใหม่ ไทยออยล์ ได้จัดให้มีการปฐมนิเทศ กรรมการใหม่ โดยจัดให้มีการบรรยายจากผู้บริหารระดับสูง เกี่ยวกับลักษณะการประกอบธุรกิจ และแนวทางการดำเนินธุรกิจของไทยออยล์ กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลที่จำเป็นและมีประโยชน์ต่อการปฏิบัติหน้าที่ พร้อมส่งมอบเอกสารสำหรับกรรมการใหม่ (Welcome Package for TOP’s New Director) เพื่อเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ในการปฏิบัติงานให้กับกรรมการใหม่ ก่อนเริ่มปฏิบัติหน้าที่
ไทยออยล์จะจัดส่งหนังสือเชิญประชุมร่างรายงานการประชุม และเอกสารประกอบการประชุมให้กรรมการพิจารณาล่วงหน้าอย่างน้อย 5 วันทำการก่อนการประชุม เว้นแต่ในกรณีจำเป็นเร่งด่วน โดยในการประชุมคณะกรรมการ บริษัทฯ ได้ส่งเสริมให้ผู้บริหารระดับสูงเข้าร่วมประชุมด้วย เพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมประกอบการตัดสินใจ และเพื่อให้คณะกรรมการบริษัทฯ รู้จักผู้บริหารระดับสูง ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาแผนการสืบทอดตำแหน่ง โดยในขณะที่ดำเนินการประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ประธานกรรมการ ซึ่งทำหน้าที่ประธานในที่ประชุม ได้เปิดโอกาสให้กรรมการทุกคนสามารถอภิปรายและแสดงความคิดเห็นได้อย่างมีอิสระและเปิดเผย
คณะกรรมการบริษัทฯ ได้กำหนดนโยบายเกี่ยวกับการกำหนดองค์ประชุมของคณะกรรมการบริษัทฯ ซึ่งรวมถึงขณะที่คณะกรรมการจะลงมติ โดยการประชุมทุกครั้งต้องมีกรรมการเข้าร่วมประชุมไม่น้อยกว่า 2 ใน 3 ของจำนวนกรรมการทั้งหมดที่ดำรงตำแหน่งอยู่ ณ ขณะนั้น ยกเว้น กรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วนต้องดำเนินการประชุม มิฉะนั้น จะก่อให้เกิดความเสียหายกับไทยออยล์ หรือกรณีเรียกประชุมเร่งด่วน หรือกรณีอื่นๆ ตามที่คณะกรรมการบริษัทฯ พิจารณาเห็นสมควร
นโยบายเกี่ยวกับการรายงาน
การมีส่วนได้ส่วนเสียของกรรมการและการรายงานการซื้อ - ขายหุ้น/ถือครองหลักทรัพย์ของบริษัทฯ
และให้หมายความรวมถึงผู้ดำรงตำแหน่งระดับบริหารในสายงานบัญชีหรือการเงินที่เป็นระดับผู้จัดการฝ่ายขึ้นไปหรือเทียบเท่าจะต้องรายงานการเปลี่ยนแปลงการมีส่วนได้เสียของตนต่อไทยออยล์ ซึ่งเป็นส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการกิจการของบริษัทฯ และบริษัทในกลุ่ม โดยรายงานเมื่อเข้าดำรงตำแหน่งเป็นครั้งแรก และเป็นประจำทุกไตรมาสและประจำปี ทั้งนี้ ข้อมูลดังกล่าวเก็บไว้ใช้ภายในไทยออยล์เท่านั้น
รวมถึงมีการกำหนดให้กรรมการและผู้บริหารของบริษัทฯ ตามนิยามของ ก.ล.ต. มีหน้าที่แจ้งความประสงค์ซื้อขายหลักทรัพย์ไทยออยล์ ทั้งของตนเอง คู่สมรส หรือผู้ที่อยู่กินด้วยกันฉันสามีภริยา และบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ ต่อเลขานุการบริษัท ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วันทำการ และรายงานการถือครองหลักทรัพย์ เมื่อเข้าดำรงตำแหน่งเป็นครั้งแรก และหลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลง(ซื้อ ขาย หรือโอนหลักทรัพย์) ทุกครั้ง ภายใน 3 วันทำการ ต่อ ก.ล.ต. ตามมาตรา 59 แห่งพระราชบัญญัติหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ โดยคณะกรรมการบริษัทฯ ได้กำหนดให้มีการรายงานให้ที่ประชุมคณะกรรมการบริษัทฯ ทราบถึงข้อมูลการถือครองหลักทรัพย์ทุกครั้งที่มีการประชุมฯ และมีการเปิดเผยข้อมูลการเปลี่ยนแปลงการถือหลักทรัพย์ของกรรมการและผู้บริหารระดับสูงดังกล่าวทั้งต้นปีและปลายปี และที่มีการซื้อขายระหว่างปีไว้ในรายงานประจำปี
