Complaint Filing and/or Whistle-Blowing Measures
Thaioil Group has put in place complaint filing and/or whistle-blowing measures and whistle-blowing process, covering receiving complaints, considering accepting the registration of complaints, determining appropriate actions for the complaints, factfinding and disciplinary investigations, and reporting, together with protection of the whistle-blowers and related parties. The purpose is to handle complaints, comments, or suggestions from stakeholders that are affected by or exposed to Thaioil Group’s business or the conduct of its directors, executives, or other employees concerning law-breaking or violation of the Code of Conduct, as well as suspected corrupt practices.
Scope of Complaint Filing and/or Whistle-Blowing
Violation of laws, regulations, Corporate Governance Code, Code of Conduct, and Thaioil Group’s regulations.
Violation of Thaioil Group's Corporate Governance code, code of conduct, and regulations
Unlawful acts implying corrupt practices
for undue benefits either for personal or others’ gain, including asset misappropriation, embezzlement, financial statement fraud, and corruption.
except
1. Matters that are not related to Thaioil Group or companies in which Thaioil Group directly and indirectly holds shares;
2. Matters that do not specified enough clear evidences, witnesses, facts, or circumstances to proceed the factfinding;
3. Matters that Thaioil Group have recently taken into consideration and/or are in progress;
4. Matters on which Thaioil Group has reached a final decision, and there is no further material evidence.
Personnel, relevant officers, or a third party witnessing or becoming aware of suspected acts, including those affected by Thaioil Group’s business or the conduct of Company directors, executives, or other employees that violate laws, regulations, Thaioil Group’s Corporate Governance Code, Code of Conduct, policies, and regulations, and suspected corrupt practices. Whistle-blowers can file matters through the following channels as shown in Complaints Filing and/or Whistle-Blowing Channels.
If one comes across a violation of the laws, regulations, corporate governance principles, code of conduct, Company’s policies or regulations, as well as suspected corrupt practices by Company’s directors, executives, or employees, one can file a complaint through designated channels. An employee coming across such acts should ask or consult his or her superior first. If unsure or uneasy to do so, he or she can use designated channels.
Upon receiving a complaint, the recipient shall consider information or evidence for validity. The complainant is encouraged to disclose his or her identity. If the recipient found that the information is invalid, the recipient shall notify it to the complainant in case he or she reveals his or her identity.
However, if the information is valid, the recipient shall inform the Corporate Governance Manager for compliant registration.
Afterward, the recipient of a complaint shall consider suitable further action or forward the matter to relevant party (investigator) with due regard for freedom to duly act on the issue in question so as to find facts and track progress. This is to ensure that the Company’s actions fit the complaints. Below are the guidelines.
- Violations of personnel aspects of Company’s policies and procedures should be forwarded to the Human Resources Manager
- Violations of laws, regulations, Company’s policy and principles of corporate governance, code of conduct, or regulations should be forwarded to the Company Secretary
- Dubious acts for unlawful gains for oneself or other parties, including embezzlement, corrupt practices, and fraud should be forwarded to the Audit Committee or the Corporate Internal Systems Audit Manager
- If the matter under (1), (2), or (3) is complicated or involves several units, it should be forwarded to the Chief Executive Officer (CEO) and President, who will appoint an investigation committee to consider appropriate actions
Subsequently, the investigator shall inform the Corporate Governance Manager for complaint registration, information recording, and follow on progress of such complaint.
Investigator, under (1), (2), (3), and (4), shall verify and assess the fact and validity of the complaint. In case that an allegation (or a complaint) is proved valid, the guilty party is subject to the Company’s disciplinary measures or punishment by law if the violation is unlawful, or both.
When the investigation of a complaint has been concluded, the investigator, under (1), (2), (3), and (4), shall report the resolution to the recipient of a complaint; the recipient then shall inform the complainant on such matter, in case he or she reveals his or her identity.
The process from receiving a complaint until the announcement of complaint resolution to the complainant shall appropriately perform under a reasonable period of time.
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามนโยบาย
และระเบียบวิธีปฏิบัติด้านบุคคลให้นำส่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่ฝ่าฝืน
หรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบของรัฐ นโยบายและหลักการกำกับดูแลกิจการ จรรยาบรรณธุรกิจ และระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ ให้นำส่งเลขานุการบริษัทฯ
หากเรื่องร้องเรียนเป็นการกระทำที่อาจส่อถึงการทุจริต
ซึ่งหมายถึง การกระทำใดๆ เพื่อแสดงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น เช่น การยักยอกทรัพย์ การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง เป็นต้น ให้นำส่งคณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) หรือผู้จัดการฝ่ายตรวจสอบระบบงานภายในองค์กร
ในกรณีที่เรื่องร้องเรียนตาม (1) (2) และ (3)
เป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ให้นำส่งประธานเจ้าหน้าที่บริหารและกรรมการผู้จัดการใหญ่ เพื่อแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง (Investigation Committee) สำหรับดำเนินการตรวจสอบเรื่องดังกล่าว
If reporting is proved to be based on distortion of facts or slander, whistle-blowers will be treated as offenders. If they are Thaioil Group personnel, punitive action will be meted out under Thaioil Group’s regulations or as stated by applicable laws, or both. If they are external parties causing harm to Thaioil Group, they may face legal action.
Protection of Whistle-Blowers
and Related Parties
Whistle-blowers are to be suitably and fairly protected by Thaioil Group, which implies no change in job titles, job nature, workplaces, job relief, threats, job harassment, dismissal, or unfair actions. Thaioil Group will keep their complaints confidential and not disclose them to unrelated parties except when required by law.
Those with knowledge of complaints or related information must maintain confidentiality and not disclose it except when required by law. If this is intentionally violated, Thaioil Group will punish them under its regulations or take legal action, or both, as seen fit.
In accepting complaints and provision, if the whistle-blower goes public with his/her identification and provides personal data, the person accepting such matter must abide by the Personal Data Protection Act as follows:
- Inform the whistle-blower about the Privacy Notice verbally or in writing via the channel used for whistle-blowing
- Gather, apply, or disclose (all referred to as “compile”) personal data according to the objectives stated in the Privacy Notice only, except where such compilation qualifies for legal exemption
- Erase or destroy or anonymize the personal data to become anonymous data once such data are no longer needed or once past the period stated under the whistle-blowing process, as specified by Thaioil Group
- Ensure the security of the personal data according to the personal data security measures defined by Thaioil Group and the law to prevent leaking of such data, etc.
แจ้งประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice)
ให้แก่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนรับทราบ โดยอาจแจ้งฯ ด้วยวาจา หรือแจ้งฯ เป็นลายลักษณ์อักษรตามช่องทางที่ได้รับข้อมูลจากผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนหรือแจ้งเบาะแส
เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย (รวมเรียกว่า“ประมวลผล”)
ข้อมูลส่วนบุคคลตามวัตถุประสงค์เฉพาะที่ระบุไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัวเท่านั้น เว้นแต่การประมวลผลนั้นเข้าข้อยกเว้นตามที่กฎหมายกำหนด
ลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล
หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลนั้นหมดความจำเป็น หรือเมื่อครบกำหนดระยะเวลาตามที่กำหนดในกระบวนการรับเรื่องร้องเรียนและการแจ้งเบาะแสตามที่ผู้รับแจ้งเรื่องร้องเรียนกำหนด
รักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล
ตามมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลตามที่บริษัทและกฎหมายกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหล เป็นต้น
Complaints Filing
and/or Whistle-Blowing Channels
Stating explicitly that the information is confidential, whistle-blowers can file matters to the Chairman of the Board or the Chairman of the Corporate Governance and Sustainability Committee or the Chairman of the Audit Committee or the Chief Executive Officer and President or the Company Secretary through the following channels:
- mail: Thai Oil Public Company Limited 555/1 Energy Complex Building A, 11th Floor Vibhavadi Rangsit Road, Chatuchak, Chatuchak, Bangkok 10900
- e-mail: whistleblower@thaioilgroup.com
To this end, wording for the complaints must be polite. Whistle-blowers may opt to remain anonymous. If so, their complaints should state enough facts or apparent evidence illustrating wrongdoing and fraud to enable further factfinding. Nevertheless, whistle-blowers’ identity revelation lends credibility to their complaints; communication can also be made for additional information that may prove helpful to the factfinding, not to mention the notification of the factfinding’s outcomes. Thaioil Group will keep whistle-blowers’ data confidential. Complaints should contain at least the following information:
- Name and last name, address, phone number, and E-mail address of the whistle-blower(s) (if they choose to come forward with their identification)
- Name and last name of the person(s) complained about
- Facts or behavior of such person(s)
- Supporting documents, if available.
or click here to report the complaint.
จดหมายส่งที่
อีเมล์
cgcoordinate@thaioilgroup.com
ท่านสามารถศึกษาประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) ได้ที่นี่
