Account Registration Guide (คู่มือการขึ้นทะเบียนคู่ค้าเครือไทยออยล์ – TSIM)

หรือทางคู่ค้าสามารถศึกษาข้อมูลได้ที่เมนู ข้อมูลสำหรับคู่ค้า และ เลือกคู่มือลงทะเบียนคู่ค้า

Account Registration Guide (คู่มือการขึ้นทะเบียนคู่ค้าเครือไทยออยล์ – TSIM)
Account Configuration Guide (คู่มือการแก้ไขข้อมูลต่างๆหลังจากขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว)
How to Change Username and Password (คู่มือกการแก้ไข Username และ Password หลังจากที่ขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว)
How to Access Thaioil Group Questionnaire (คู่มือการเข้าไปปรับปรุงแก้ไขข้อมูลบริษัท รวมถึงแบบสอบถามต่างๆ)
How to Respond RFP (คู่มือวิธีการเสนอราคาผ่านทางระบบ Ariba)
Downstream Supplier Membership Program (คู่มืออธิบายถึงประโยชน์และค่าใช่จ่ายต่างๆที่มีในส่วนของปลายน้ำ – Downstream)

หรือทางคู่ค้าสามารถศึกษาข้อมูลได้ที่เมนู ข้อมูลสำหรับคู่ค้า และ เลือกคู่มือลงทะเบียนคู่ค้า

กรณีที่คู่ค้าเข้าทำการขึ้นทะเบียนออนไลน์ในระบบ Ariba Network นั้น ท่านจะต้องเตรียม save เอกสารใส่ 
handy drive แยกเป็นเรื่องๆ ไว้ด้วยสำหรับการ fill in ในส่วนของ Thaioil Group Questionnaire ดังนี้

1.Company Certificate of Registration/Incorporation หนังสือสำคัญแสดงการจดทะเบียนบริษัท
2.Company Certificate of VAT Registration/Certificate of Change สำเนาทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภ.พ.20/ภ.พ.09 กรณีที่บริษัทมีการเปลี่ยนแปลง
3.Company Affidavit-late หนังสือรับรองฉบับปรับปรุงล่าสุด ภายใน 3 เดือน
4.Tax Identification Certificate สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
5.Most recent 2 years of financial summary of accounts for your company
เอกสารแสดงสถานะทางการเงิน
A Statement of financial position/ Balance sheet (งบแสดงฐานะการเงิน/งบดุล)
B Income statement (งบกำไรขาดทุน)
C Financial ratio (อัตราส่วนทางการเงิน)
6.All Quality/ISO Certificate  หากบริษัทท่านได้รับการรับรองในมาตรฐานอื่นใดก็สามารถใช้อ้างอิงเพิ่มเติม     ได้คะ

คำถามที่ทางคู่ค้าต้องตอบในระบบ Ariba มีทั้งหมด 2 ส่วนใหญ่ๆคือ
ส่วนที่ต้องขึ้นทะเบียนกับทาง Ariba (หากคู่ค้าท่านใดที่เคยสมัคร Ariba อยู่แล้วไม่ต้องทำในส่วนนี้)
    1.1 Basic Company Information
    1.2 User Account Information

ส่วนที่ต้องขึ้นทะเบียนกับทางเครือไทยออยล์
    2.1 Thaioil Group Disclaimer
    2.2 Supplier Registration Questionnaire (General Questionnaire)
    2.3 Supplier Specific Questionnaire & Pre-audit Questionnaire (Specific Questionnaire)

ข้อ 1.1 – 2.2 เป็นชุดคำถามที่คู่ค้าจะต้องตอบคำถามเบื้องต้นเหมือนกันหมดทุกคน ส่วนข้อ 2.3 คู่ค้าบางรายที่ขายสินค้าและบริการที่ทางเครือไทยออยล์จัดว่าอยู่ในกลุ่มที่มีความเสี่ยงสูงจะต้องทำข้อมูลข้อ 2.3 เพิ่มเติม

ส่วนที่ต้องขึ้นทะเบียนกับทางเครือไทยออยล์
    1 Thaioil Group Disclaimer
    2 Supplier Registration Questionnaire (General Questionnaire)
        2 .1 General Company Information
        2 .2    Products and Services Supply
        2 .3    Finance and Banking
        2 .4    Governance
        2 .5    Capability Information
        2 .6    Customer Reference
        2 .7    Declaration
    3 Supplier Specific Questionnaire & Pre-audit Questionnaire (Specific Questionnaire)
        3.1    Capability
        3.2    Management Team & Governance
        3.3    Group Information
        3.4    Supply Chain Management
        3.5    Quality Management
        3.6    Safety, Health, Environmental Management & Green Initiative
        3.7    Corporate Social Responsibility
ข้อ 1 และ 2 เป็นชุดคำถามที่คู่ค้าจะต้องตอบคำถามเบื้องต้นเหมือนกันหมดทุกคน ส่วนข้อ 3 คู่ค้าบางรายที่ขายสินค้าและบริการที่ทางเครือไทpออยล์จัดว่าอยู่ในกลุ่มที่มีความเสี่ยงสูงจะต้องทำข้อมูลข้อ 3เพิ่มเติม

มี ทางคู่ค้าสามารถดาวโหลดคำแปลได้โดยคลิกที่เอกสารด้านล่าง 

เอกสาร:แบบสอบถามไทยออยล์ภาษาไทย 

คำถามจะแบ่งเป็น 2 รูปแบบคือ 
    1 คำถามที่จำเป็นต้องตอบ (Required field) จะมีเครื่องหมายดอกจัน * กำกับที่ข้อนั้น หมายความว่าต้องกรอกให้ครบทุกข้อของคำถามที่จำเป็นต้องตอบจึงจะสามารถส่งข้อมูลการลงทะเบียนมาให้ทางเครือไทยออยล์ได้

    2 คำถามที่ไม่จำเป็นต้องตอบ (Optional field) ทางคู่ค้าจะเลือกตอบหรือไม่ตอบคำถามก็ได้

คู่ค้ารายใหม่จำเป็นต้องขึ้นทะเบียนคู่ค้าออนไลน์กับระบบ Ariba ก่อนผ่านทาง

URL : thaioil.supplier.ariba.com/register

    คู่ค้าที่เคยขึ้นทะเบียนกับทาง Ariba มี Username และ Password อยู่แล้วก็ จำเป็น ต้องขึ้นทะเบียนคู่ค้าออนไลน์กับระบบ Ariba ผ่านทาง URL ด้านล่างเช่นเดียวกัน แต่ สามารถข้ามขั้นตอนการกรอกข้อมูลให้ Ariba ได้เลยดังนี้ URL: thaioil.supplier.ariba.com/register
    คลิ๊กที่ Log in ใส่ Username และ Password จากนั้นกด Continue ได้เลย ถือเป็นการเชื่อมโยงบัญชีผู้ใช้ของท่านเข้ากับเครือไทยออยล์ และยังต้องตอบแบบสอบถามของทางเครือไทยออยล์ด้วยเช่นกัน

หลังจากขึ้นทะเบียนเสร็จเรียบร้อยแล้วคู่ค้าสามารถเข้ามาใช้งานระบบผ่านทาง URL ด้านล่างดังนี้
URL: supplier.ariba.com
ไม่จำเป็นต้องใส่ http หรือ www นำหน้า หลังจากนั้นใส่ Username และ Password ของท่านและกด Log in

การเข้าเว็บไซต์ supplier.ariba.com ไม่ได้มีอยู่หลายสาเหตุด้วยกัน
1. เช็คให้มั่นใจว่าไม่ได้พิมพ์ http หรือ www นำหน้า supplier.ariba.com
2 Browser เช่น Internet explorer ใน Version ที่ใช้งานอยู่อาจไม่ลองรับ ให้ลองเปิดใน Browser อื่นๆดู เช่น Google chrome หรือ Mozilla Firefox หรือ Internet explorer version อื่นๆ
3. หากยังเข้าไม่ได้ให้ลองติดต่อฝ่าย IT ของบริษัทท่าน เพราะอาจต้องให้มีการปลดให้ใช้เว็บไซต์ผ่าน Firewall  ของบริษัทท่าน
4. หากเจอข้อความ Ariba On-Demand ให้ศึกษาข้อมูล FAQ ข้อต่อไป

การเข้าเว็บไซต์ supplier.ariba.com ไม่ได้มีอยู่หลายสาเหตุด้วยกัน
1.เช็คให้มั่นใจว่าไม่ได้พิมพ์ http หรือ www นำหน้า supplier.ariba.com
2.Browser เช่น Internet explorer ใน Version ที่ใช้งานอยู่อาจไม่ลองรับ ให้ลองเปิดใน Browser อื่นๆดู เช่น Google chrome หรือ Mozilla Firefox หรือ Internet      explorer version อื่นๆ
3.หากยังเข้าไม่ได้ให้ลองติดต่อฝ่าย IT ของบริษัทท่าน เพราะอาจต้องให้มีการปลดให้ใช้เว็บไซต์ผ่าน Firewall  ของบริษัทท่าน
4.หากยังเจอข้อความ Ariba On-Demand ให้แก้ไขปัญหาดังนี้
   - ไปที่ Internet options
   - คลิ๊กที่ "Delete" ตามด้วย "General" แล้วเลือก "Temporary internet file and  website files" และ "Cookies and website data"
   - คลิ้กที่ "Delete" จากนั้น "Apply" และ "OK"
   - ปิด  browser และเปิดขึ้นอีกครั้ง ใส่ URL เพียงแค่ "supplier.ariba.com"
หากยังไม่ได้ให้ติดต่อกลับมาที่ทางเครือไทยออยล์เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาต่อไป

เป็นข้อความเงื่อนไขก่อนการขอขึ้นทะเบียนคู่ค้า คู่ค้าควรศึกษาศึกษาข้อมูลเนื้อหา ก่อนการดำเนินการลงทะเบียนคู่ค้าเครือไทยออยล์ เนื้อหาไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในส่วนปลายน้ำ โดยมีเนื้อหาดังนี้

SUPPLIER ACKNOWLEDGEMENT 

I hereby confirm that I have read the following Thaioil Group Disclaimer carefully before acceptance in Thaioil Group registration process that the company or juristic person I represent fulfills all the requirements in such Thaioil Group Disclaimer 

I have read and accept the following terms of Thaioil Group Disclaimer unconditionally: 
1. There is no guarantee that a complete Supplier profile in the Supplier Registration form will be added to the Thaioil Group’s master Supplier data base. For those accepted to the Thaioil Group’s master Supplier data base, Thaioil Group reserves the right to store or terminate such record from Thaioil Group database with our any consent from Supplier; 
2. Thaioil Group shall, at its absolute discretion, be entitled to reject any Supplier Registration and shall not be bound to accept any Supplier Registration for the following, but not limited to, reasons: 
a. Non-compliance with Thaioil Group requirements; 
b. Insufficient demonstration of knowledge and past experiences and financial strength; 
c. Insufficient technical and commercial information and clarification; or 
d. Incomplete or vague information provided in the Supplier Registration form. 
3. No Supplier is considered a successfully registered Supplier unless and until the Supplier received a written notice or confirmation email to that effect from Thaioil Group. Successfully registered Supplier’s information will be valid and retained at Thaioil Group for 3 years from the date of Thaioil Group’s acceptance. Supplier’s data that has been stored in the database for 3 years without being selected to undergo the pre-qualification process will be automatically deleted without any notification required to be sent to Supplier. 
4. Information provided by Suppliers for the Supplier Registration will be treated in a confidential manner and will be subject to reasonable and prudent safeguards according to Thaioil Group’s confidentiality policy. 
5. There is no guarantee that a successfully registered Supplier will have an opportunity to bid on any products or services to Thaioil Group or have business with Thaioil Group 
6. For high-value products and services, Supplier who wish to be contracted with Thaioil Group need to pass the pre-qualification process to be a qualified Supplier. 
7. Thaioil Group accepts no liability for the content of your information contained in any Supplier Registration form, or for the consequences of any actions taken on the basis of the information provided. Moreover, the Supplier should check your information and any attachments to be attached for the presence of viruses. Thaioil Group accepts no liability for any damage caused by any virus transmitted by your submitted files. 
8. The Supplier warrants and guarantees to Thaioil Group expressly that it shall not make defamatory statements, infringe, or authorize any infringement of copyright or any other legal right by Supplier Registration or any communications. Thaioil Group does not accept any liability in respect of such infringement, and the Supplier will be personally and solely liable for any damages or other liability arising therefrom. 

1. แบบ Short Free Text สามารถพิมพ์ข้อความได้สั้น

2. แบบ Long Free Text สามารถพิมพ์ข้อความได้ยาว

3. แบบ Drop Down List สามารถเลือกจากตัวเลือกได้เพียงข้อเดียว

4. แบบ Multiple Pick List สามารถเลือกจากตัวเลือกได้หลายข้อ

5. แบบ Attached file สามารถแนบไฟล์เอกสารได้

6.แบบ Select from choice สามารถเลือกจากข้อมูลได้

7. แบบ Reference สามารถดาวโหลดเอกสารที่ทางเครือไทยออยล์เตรียมไว้ให้ได้

8. แบบ Comment สามารถพิมพ์ Comment มาให้ทางไทยออยล์ได้

สามารถแนบไฟล์ได้หลายชนิด Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG, GIF, Zip, etc. โดยที่ขนาดต้องไม่เกิน 10 MB หากไม่สามารถแนบไฟล์ได้ให้ติดต่อทีมงาน Ariba หรือเครือไทยออยล์

ถ้าต้องการแนบหลายไฟล์ให้สร้าง Folder หนึ่งขึ้นมาและรวบรวมไฟล์ทั้งหมดไว้ในนั้น จากนั้นให้ทำการ Zip ไฟล์เป็นไฟล์เดียวแล้ว Attach เข้าสู่ระบบ แต่มีข้อแม้ว่าต้องมีขนาดไม่เกิน 10 MB หากไม่สามารถแนบไฟล์ได้ให้ติดต่อทีมงาน Ariba หรือเครือไทยออยล์

ให้หมั่น Save as draft ไว้ หากเกิด Error ด้วยเหตุผลใดก็ตามข้อมูลที่กรอกไว้จะได้ไม่หายไป สังเกตได้จาก status จะขึ้นเป็น Saved

เกิดได้จากหลายสาเหตุ คือ
1.อินเตอร์เน็ตมีความไม่เสถียร ทำให้หลุดออกจากระบบ ขอแนะนำให้ใช้ Internet แบบ LAN ในการเชื่อมโยงเข้าใช้งานระบบ
2.มีการเปลี่ยน Proxy การใช้งานระบบ กล่าวคือเดิมเคยต่ออินเตอร์เน็ตผ่านสาย LAN แล้วเปลี่ยนไปต่ออืนเตอร์เน็ตโดยใช้ Wifi แทน ทำให้เกิด Error ในระบบเพื่อความ    ปลอดภัย สามารถแก้ไขโดยให้ปิด Browser ทิ้งไว้สักพักประมาณ 10 นาที จะสามารถเข้าใช้งานได้ หรือลองเปลี่ยน Browser ในการใช้งาน
3.หากยังไม่ได้ให้ติดต่อกลับมาที่ทางเครือไทยออยล์เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาต่อไป

ยังไม่ถูกส่ง ข้อมูลจะถูกส่งมาที่เครือไทยออยล์ก็ต่อเมื่อคู่ค้ากด Submit อย่างสมบูรณ์ โดย Status จะขึ้นเป็น Submitted

คู่ค้าต้องกด Submit อย่างสมบูรณ์ โดย Status จะต้องขึ้นเป็น Submitted และ Company profile ต้องขึ้นเป็น Complete และที่ tab Proposal ขึ้นว่า Pending approval

ถ้าหากท่านเป็นคู่ค้าที่อยู่ใน Approve Manufacturing List -AML, Approve Vendor List- AVL, Approved Contractor List- ACL จะได้รับการอณุมัติอย่างแน่นอน แต่ถ้าหากท่านเป็นคู่ค้ารายใหม่ต้องผ่านขั้นตอนการคัดเลือกกรั่นกรองจากทางไทยออยล์

หลังจาก Log in เข้ามาแล้ว ให้ไปที่ tab “Proposal”  จะเห็นข้อความ Welcome แทน Pending approval
หากลืม Username หรือ Password จะทำอย่างไร?

คู่ค้าสามารถใช้ Forgot Username หรือ Forgot Password  เพื่อ Reset ได้ โดยระบบจะให้ใส่ e-mail ที่ใช้สมัคร Ariba จากนั้นกด Submit ทางระบบ Ariba จะส่ง

E-mail เข้าไปเพื่อใช้สำหรับการ Reset ข้อมูลต่างๆ

How to Change Username and Password (คู่มือกการแก้ไข Username และ Password หลังจากที่ขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว)

ทางคู่ค้าสามารถศึกษาข้อมูลได้ที่เมนู ข้อมูลสำหรับคู่ค้า และ เลือกคู่มือลงทะเบียนคู่ค้า

 D-U-N-S numbers คือ รหัสธุรกิจมาตรฐานระดับโลก เป็นรหัสธุรกิจที่จัดทำโดย บริษัท ดันแอนด์แบรดสตรีท จำกัด จากสหรัฐอเมริกา หากทางคู่ค้าไม่มี ไม่จำเป็นต้องใส่

เปิดเผยได้เนื่องจากเป็นเอกสารที่สามารถ download ได้จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ระยะเวลาไม่แน่นอนขึ้นกับสินค้าและบริการ จะมีอีเมลล์แจ้งเตือนคู่ค้าให้ทางคู่ค้าเข้ามาเสนอราคา

ทางคู่ค้าห้ามเลือกเลขไอดีที่เป็น 2หลัก จำเป็นต้องให้ทางคู่ค้าเลือกเลขไอดีที่เป็นรหัส 6หลักเท่านั้น คู่ค้าต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็น Service หรือ Material