อาลีบา (Ariba) เป็นบริษัทผู้ให้บริการธุรกิจเครือข่ายการค้าผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก
ทำหน้าที่เชื่อมโยงระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายที่มีอยู่ในเครือข่ายทั่วโลกมากกว่า 1 ล้านราย โดยเน้นในรูปแบบของธุรกิจต่อธุรกิจ (Business to Business) ช่วยเปิดโอกาสทางธุรกิจ ลดความเสี่ยง และลดต้นทุนในการดำเนินการให้กับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
    มีรูปแบบเป็น Web –base กล่าวคือใช้งานระบบผ่านการเข้าเว็บไซต์ (Website) ทำให้คู่ค้าไม่จำเป็นต้องลงโปรแกรมอะไรเพิ่มเติม ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย ใช้เทคโนโลยี Cloud solution ทำให้เก็บข้อมูลรวมถึงเรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีสัญญาณการเชื่อมต่อ internet มีระบบความปลอดภัยที่มั่นคง โดยมีลูกค้าที่ให้ความไว้วางใจหลายล้านรายทั่วโลก ซึ่งครึ่งหนึ่งของ Global 2000 ที่เป็นบริษัทชั้นนำของโลก เลือกใช้งานระบบ Ariba 

    ทางเครือไทยออยล์ได้มีการศึกษาเกี่ยวกับระบบการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ 
(e-procurement) มาเป็นเวลานาน เพื่อให้มั่นใจว่าระบบ e-procurement จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้างให้กับทั้งเครือไทยออยล์และคู่ค้า กล่าวคือ ใช้งานได้ง่าย สะดวก ประหยัดต้นทุนการดำเนินการ และลดความเสี่ยง 
    ซึ่งระบบ e-procurement นี้เองก็มีอยู่หลาย Brand ในตลาด แต่ที่มีความโดดเด่นตอบโจทย์ความต้องการและได้รับการยอมรับมากที่สุดคือ Ariba ทางเครือไทยออยล์จึงได้มีการเซ็นสัญญากับทาง Ariba เพื่อเป็นพันธมิตรทางธุรกิจ (Partner) ในการให้บริการเกี่ยวกับ e-procurement ซึ่งถือเป็นการลงทุนที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจัดซื้อจัดจ้าง โดยได้จัดเตรียมแพลตฟอร์ม (Platform) ให้ตรงกับความต้องการสำคัญในการร่วมมือทางธุรกิจ สนับสนุนทุกๆกิจกรรมในการจัดซื้อจัดจ้าง เริ่มตั้งแต่ การลงทะเบียนคู่ค้า (TSIM) การค้นหาคู่ค้าและขอราคา (Sourcing) การบริหารสัญญา (Contract management) การซื้อขายและจ่ายเงิน (Purchase-to-pay) การประเมินผลงานคู่ค้า (Supplier performance management) ซึ่งระบบ Ariba ที่นำมาใช้งานนี้เอง มีความมั่นคง โปร่งใส และจะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานจัดซื้อจัดจ้างขึ้นมาแน่นอน

ระบบ Ariba ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายทั้งในส่วนของการเข้าใช้งานคือ เข้าผ่านเว็บไซต์ และในการใช้งานระบบอื่นๆเช่น การเสนอราคา การยืนยันได้รับคำสั่งซื้อสินค้า การยืนยันการจัดส่ง ซึ่งทางไทยออยล์ก็ได้ทำคู่มืออื่นๆเพื่ออำนวยความสะดวกเพิ่มเติม เช่นเดียวกัน

ในส่วนของมาตรฐานรูปร่างในเว็บไซต์ Ariba ตอนนี้จะยังเป็นภาษาอังกฤษอยู่ไม่สามารถเปลี่ยนได้ แต่ในส่วนของข้อมูลที่เกิดจากการที่เครือไทยออยล์สร้างขึ้นมา เช่น การขอราคา รวมถึงการพิมพ์ข้อมูลเข้าไปในช่อง (Field) ที่คู่ค้าต้องตอบ สามารถพิมพ์เข้าไปเป็นภาษาไทยได้

ไม่ต่างจากเดิม เพราะรูปแบบเดิมคู่ค้าจะได้รับการขอราคา รวมถึงใบสั่งซื้อสินค้าและบริการ (Purchase order –PO) ผ่านทาง E-mail หรือ Fax และต้องไปใส่ข้อมูลในระบบ ERP ของคู่ค้าเอง ซึ่งเท่ากับสองระบบเช่นเดียวกัน อย่างไรก็ตามคู่ค้าสามารถเลือก Subscription level ที่สูงขึ้น (มีค่าใช้จ่ายกับทางคู่ค้า) เพื่อให้ระบบ Ariba เชื่อมข้อมูลกับ ERP ของคู่ค้าได้

Ariba แบ่งออกเป็น 2 ส่วน 4 ระบบปฏิบัติการย่อย กล่าวคือ
  1.ส่วนต้นน้ำ (Upstream) ซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆกับคู่ค้า มี 3 ระบบปฏิบัติการย่อย ได้แก่
    1.1 การขึ้นทะเบียนคู่ค้า (TSIM) ใช้สำหรับให้คู่ค้าลงทะเบียนออนไลน์รวมถึงปรับปรุงข้อมูลต่างๆได้ด้วยตนเองให้กับเครือไทยออยล์
    1.2 การค้นหาคู่ค้าและขอราคา (Sourcing) ใช้สำหรับขอข้อมูล (Request for information – RFI) ขอราคาอย่างง่าย (Request for quotation) ขอราคาซองประมูล (Request for proposal) ซึ่งสำคัญอย่างมากสำหรับการซื้อขาย ก่อนการตัดสินใจเลือกผู้ชนะเสนอราคา (Award)
    1.3 การประเมินผลงานคู่ค้า (Supplier performance management) ใช้สำหรับประเมินผลงานหลังการส่งมอบสินค้าและบริการให้กับเครือไทยออยล์
  2.ส่วนปลายน้ำ (Downstream) ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่ทาง Ariba เรียกเก็บจากทางคู่ค้า มี 1 ระบบปฏิบัติการย่อย ได้แก่
    2.1 การซื้อขายและจ่ายเงิน (Purchase-to-pay) ในส่วนนี้เริ่มหลังจากที่ทางคู่ค้าชนะการประกวดราคาทางเครือไทยออยล์จะมีการส่งใบสั่งซื้อสินค้าและบริการ (Purchase order) ให้กับคู่ค้าผ่านทางระบบ Ariba ซึ่งคู่ค้าสามารถทำการยืนยันการได้รับคำสั่งซื้อสินค้าและบริการ (Order confirmation – OC) การยืนยันวันที่ในการจัดส่งล่วงหน้า (Advance shipping notification – ASN) รวมถึงคู่ค้าสามารถเช็คสถานะต่างได้ว่าทางไทยออยล์ส่ง PO หรือทำรับ สินค้าและบริการของคู่ค้าแล้วหรือยังผ่านทางระบบ Ariba ได้ด้วยตัวเอง

แท้จริงแล้วในส่วนของระบบปฏิบัติการย่อยการซื้อขายและจ่ายเงิน (Purchase-to-pay) สามารถครอบคลุมได้จนถึงการจ่ายเงิน แต่ทางเครือไทยออยล์ตระหนักว่าทั้งคู่ค้าและเครือไทยออยล์ยังต้องการเวลาในการศึกษาถึงเรื่องของข้อกฎหมาย electronic payment รวมถึง electronic taxation เพิ่มเติม จึงยังไม่ได้ใช้งานในส่วนของการจ่ายเงิน ทำให้ยังไม่สามารถเช็คสถานะการจ่ายเงินผ่าน Ariba ได้

1. ได้เปิดโอกาสในการทำธุรกิจการจัดซื้อจัดจ้างกับเครือไทยออยล์ทั้งในปัจจุบันและอนาคต
2. ได้เปิดโอกาสทางธุกรกิจในการเชื่อมโยงกับผู้ซื้อทั่วโลก (Ariba discovery feature)
3. ใช้งานระบบที่มีมาตรฐานสากล ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา
4. ได้ประหยัดต้นทุนการดำเนินงาน (Processing time and cost)
5. สามารถทำสัญญาและแคตตาล็อกออนไลน์ (Online catalog) ทำให้คำสั่งซื้อสินค้าและบริการมีความถูกต้องแม่นยำ
6. ทุกท่านกระบวนการที่สำคัญสามารถตั้งให้มีการแจ้งเตือนผ่านทาง e-mail (E-mail notification)
7. สามารถทราบว่าตอนนี้กระบวนการสอบราคาอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เช่น ยังเปิดรับการเสนอราคาอยู่ ปิดรับใบเสนอราคาแล้ว มีการประกาศผลไปให้เจ้าได้เจ้าหนึ่งแล้ว (ไม่ได้ระบุว่าเป็นใคร)
8. สามารถสอบทาน หรือเรียกดูรายงาน ข้อมูลเก่าๆได้ เช่น สถานะการประกวดราคา คำสั่งซื้อสินค้าและบริการต่างๆ

คู่ค้าสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ผ่านคู่มือ Supplier Membership Program หรือรับชมเนื้อหาข้อมูลเพิ่มเติมผ่านวีดีโอและ Link ด้านล่างนี้

วีดีโอ: The Supplier Membership Program
ต้องใช้โปรแกรม Microsoft Silverlight ในการดู

หรืออ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

link เข้าสู่หน้าเว็บไซต์

เครือไทยออยล์มีนโยบายการจัดซื้อรวมศูนย์กลาง (Centralize procurement) กับบางบริษัทนเครือหมายถึง ใช้ทีมงานจัดซื้อจัดจ้างทีมเดียวกันในการจัดหาสินค้าหรือบริการให้ ซึ่งในเบื้องต้นมีทั้งหมด 7 บริษัทที่จะใช้นโยบายการจัดซื้อรวมศูนย์กลางผ่านระบบ Ariba ได้แก่
  บริษัท ไทยออยล์ จำกัด มหาชน
  บริษัท ไทยลู้บเบส จำกัด มหาชน
  บริษัท ไทยพาราไซลีน จำกัด
  บริษัท ไทยออยล์เพาเวอร์ จำกัด
  บริษัท ไทยออยล์เอนเนอร์ยี เซอร์วิส จำกัด
  บริษัท ท็อป เอสพีพี จำกัด
  บริษัท ลาบิกซ์ จำกัด

ในอนาคตอาจทีบรัทในเครือไทยออยล์มากกว่าที่ร่วมในการจัดซื้อสินค้าและบริการมากกว่าตามนโยบายของผู้บริหาร ซึ่งถือเป็นการเปิดโอกาสกว้างให้กับทางคู่ค้าในการทำธุรกิจร่วมกับเครือไทยออยล์ 

ไม่ต้องขึ้นทะเบียนซ้ำ คู่ค้าจำเป็นต้องลงทะเบียนเพียงแค่ครั้งเดียว แต่อาจมีการร้องขอข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประกอบการพิจารณาในการขึ้นทะเบียนคู่ค้า

เครือไทยออยล์มีความมุ่งมั่นและตั้งใจในการผลักดันระบบการจัดซื้อจัดจ้างให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้งานในปัจจุบันและอนาคตอย่างแน่นอน เริ่มใช้แล้วตั้งแต่วันที่ 9 มีนาคม 2558